한 번에 들어온 입금을 어느 청구 건에 붙일지 정하는 순서와 분개, 거래처원장 배분, 자동 대조가 되는 입금과 안 되는 입금을 정리했습니다.
- 분개보다 먼저 정할 것은 어느 청구 건에 붙일지입니다. 거래처가 지정하지 않았다면 기한이 지난 건부터입니다.
- 총계정원장에는 차변 보통예금·대변 외상매출금 한 줄이지만, 거래처원장에는 건별로 나눠 적어야 잔액이 맞습니다.
- 청구액과 입금액이 다르면 이체 수수료, 원천징수, 하자 공제, 다른 거래처 입금부터 확인합니다.
- 입금 대조 도구도 나뉘거나 합쳐진 입금은 자동으로 처리하지 않습니다. 예외는 사람이 연결합니다.
이미지 크게 보기 청구서 세 건에 입금이 한 번에 왔습니다. 어디에 붙이나요?
먼저 어느 청구서에 붙일지 정하고, 그다음에 분개합니다. 순서를 바꾸면 총액은 맞는데 건별 잔액이 틀어집니다.
분개 자체는 간단합니다. 차변에 보통예금, 대변에 외상매출금을 적으면 끝입니다.
어려운 곳은 보조원장입니다. 거래처원장에서 어느 청구 건의 잔액을 얼마나 줄일지 결정해야 하기 때문입니다.
거래처원장은 거래처별로 매출과 입금, 남은 잔액을 따로 모아 둔 장부입니다. 총계정원장의 외상매출금 잔액을 거래처별로 쪼개 놓은 것이라고 보면 됩니다.
어느 청구서부터 줄여야 하나요?
거래처가 「9월 10일자 청구분입니다」처럼 지정했다면 그대로 붙입니다. 민법은 변제하는 쪽이 어느 채무에 충당할지 지정할 수 있다고 정합니다. [근거 1]
지정이 없으면 법이 정한 순서를 따릅니다. 이행기가 온 채무가 먼저이고, 모두 왔거나 모두 오지 않았으면 채무자에게 변제이익이 많은 채무가 먼저입니다. [근거 2]
변제이익이 같으면 이행기가 먼저 온 쪽, 그것도 같으면 금액에 비례해 나눕니다. [근거 2]
이자나 비용이 붙어 있으면 비용, 이자, 원금 순서입니다. 지연이자를 받기로 한 거래라면 이 순서를 먼저 확인하세요. [근거 3]
| 상황 | 어느 청구 건에 붙이나 |
|---|---|
| 거래처가 지정함 | 지정한 건 |
| 지정 없음 · 기한이 지난 건이 있음 | 기한이 지난 건 먼저 |
| 지정 없음 · 조건이 같음 | 기한이 먼저 오는 건 |
| 비용·이자가 있음 | 비용 → 이자 → 원금 |
도해 크게 보기 가상 사례로 붙여 봅시다
한 거래처에 청구서가 세 건 있습니다. 9월 10일자 110만원(기한 9월 30일), 9월 15일자 220만원(기한 10월 15일), 9월 20일자 330만원(기한 10월 20일)입니다.
10월 5일에 200만원이 들어왔고 거래처는 어느 건인지 알려 주지 않았습니다. 기한이 지난 건은 110만원짜리 하나뿐입니다.
그래서 110만원을 먼저 채우고, 남은 90만원은 기한이 먼저 오는 220만원짜리에 일부 충당합니다. [근거 2]
결과는 아래와 같습니다. 이 숫자는 이해를 위한 가상 사례입니다.
| 가상 사례 · 청구 건 | 입금 후 잔액 |
|---|---|
| 9/10 청구 110만원(기한 9/30) | 0원 |
| 9/15 청구 220만원(기한 10/15) | 130만원 |
| 9/20 청구 330만원(기한 10/20) | 330만원 |
| 거래처 잔액 합계 | 460만원 |
도해 크게 보기 분개와 보조원장은 이렇게 적습니다
총계정원장 분개는 한 줄입니다. 차변 보통예금 200만원, 대변 외상매출금 200만원입니다.
보조원장에는 같은 200만원을 110만원과 90만원으로 나눠 적습니다. 그래야 청구 건별 잔액이 맞습니다.
분개만 하고 보조원장을 나누지 않으면 거래처 잔액 460만원은 맞지만 어느 청구서가 남았는지는 알 수 없습니다.
연령분석표를 쓰는 회사라면 이 배분이 곧 연령 구간을 결정합니다. 90일 이상 구간에 남아야 할 금액이 사라지지 않게 하세요.
| 장부 | 기록 내용 |
|---|---|
| 총계정원장 · 차변 | 보통예금 2,000,000원 |
| 총계정원장 · 대변 | 외상매출금 2,000,000원 |
| 거래처원장 · 9/10 청구 | 입금 1,100,000원 · 잔액 0원 |
| 거래처원장 · 9/15 청구 | 입금 900,000원 · 잔액 1,300,000원 |
도해 크게 보기 금액이 딱 안 맞을 때 먼저 볼 네 가지
청구액과 입금액이 다를 때 바로 잡손실로 털지 마세요. 원인에 따라 처리 계정과 다음 행동이 다릅니다.
가장 흔한 것은 이체 수수료 차감입니다. 몇백 원 차이라면 이쪽일 가능성이 큽니다.
용역 대가라면 원천징수 뒤 남은 금액만 들어오기도 합니다. 이때는 원천징수영수증을 받아 선납세금으로 잡습니다.
하자나 반품을 이유로 깎았다면 금액과 근거 자료를 받아 두어야 합니다. 합의 없이 장부에서만 지우면 나중에 청구 근거가 약해집니다.
| 차이의 원인 | 확인할 자료 |
|---|---|
| 이체 수수료 차감 | 거래처 이체 내역 · 금액 크기 |
| 원천징수 후 지급 | 원천징수영수증 |
| 하자·반품 공제 | 공제 사유와 금액이 적힌 문서 |
| 다른 거래처 입금 | 입금자명 · 계좌 · 청구 이력 |
도해 크게 보기 자동으로 붙는 입금과 사람이 붙여야 하는 입금
입금 대조를 도구에 맡기더라도 전부 자동으로 되지는 않습니다. 어디까지 자동인지 알고 쓰는 편이 안전합니다.
청구스는 연동한 계좌의 입금 내역을 불러와 계좌·금액·입금자명·청구일 조건이 맞는 청구서에 자동으로 수납 처리합니다. 「주식회사」와 「(주)」 같은 표기 차이와 띄어쓰기는 걷어내고 비교한다고 안내합니다. [근거 4]
반대로 금액이 나뉘어 들어왔거나 여러 건이 합쳐 들어온 입금은 자동 처리하지 않습니다. 이 글의 가상 사례처럼 200만원이 세 건에 걸치는 경우가 여기에 해당합니다. [근거 4]
이런 건은 입금 내역 화면에서 사람이 청구서를 골라 연결합니다. 늘 다른 이름으로 들어오는 거래처는 「입금 감지 적요」를 등록해 두면 그 이름으로도 맞춰집니다. [근거 4]
| 입금 유형 | 청구스 공식 안내(확인일 2026-09-20) |
|---|---|
| 조건이 모두 맞는 입금 | 자동 수납 · 결제 완료 알림 |
| 법인격 표기·띄어쓰기만 다름 | 자동 판별 |
| 나눠 들어오거나 합쳐 들어옴 | 자동 처리하지 않음 · 사람이 연결 |
| 짧은 이름 등 판별이 애매함 | 자동 수납하지 않음 |
도해 크게 보기 도구를 쓸지 엑셀로 버틸지
거래처가 적고 한 건씩 정확히 들어오면 엑셀로 충분합니다. 자동화의 이득이 크지 않습니다.
반대로 매달 같은 거래처에 여러 건을 청구하고 입금이 합쳐서 들어온다면 이야기가 다릅니다. 자동으로 붙는 건을 걸러 내고 예외만 손으로 보는 구조가 시간을 줄입니다. [근거 4]
청구스 요금은 사업자당 구독료이고 부가세는 별도입니다. 연 결제 기준 월 환산으로 베이직 30,000원에 사용자 3명과 연 240건, 프로 95,000원에 사용자 무제한과 연 1,200건입니다. [근거 5]
도구를 쓰더라도 충당 순서를 정하는 일은 사람의 판단입니다. 거래처와 합의한 순서가 있다면 그 기준을 먼저 문서로 정해 두세요. [근거 1]
마감 전에 맞춰 둘 네 가지
아래 네 가지를 월말마다 확인하면 총액은 맞는데 건별이 틀리는 일을 막을 수 있습니다.
- 거래처원장 잔액 합계와 총계정원장 외상매출금 잔액이 같은지
- 미배분 입금(어느 청구서에도 붙지 않은 입금)이 남아 있는지
- 청구액과 입금액 차이의 원인이 건별로 적혀 있는지
- 연령분석표의 구간별 금액이 배분 결과와 일치하는지
도해 크게 보기 자주 묻는 질문
거래처가 나중에 다른 건이라고 하면 어떻게 하나요? 충당 지정은 상대방에 대한 의사표시로 합니다. 입금 당시 지정이 없었다면 법정 순서대로 처리한 근거를 남겨 두고, 이후 합의로 조정한 내용은 따로 기록하세요. [근거 1]
한 건에 여러 번 나눠 받기로 한 경우도 같은가요? 하나의 채무를 여러 번에 나눠 이행하는 경우에도 같은 충당 규정을 준용합니다. [근거 6]
잡이익이나 잡손실로 끝내도 되나요? 원인을 확인하지 않은 차액을 바로 손익으로 보내면 나중에 청구 근거가 사라집니다. 원인을 적은 뒤 처리하세요.
입금자명이 대표자 개인 이름이면 어떻게 하나요? 자동 대조에서 걸러지지 않는 대표적인 경우입니다. 거래처 정보에 그 이름을 등록해 두면 다음부터 맞춰집니다. [근거 4]
확인한 근거
- 민법 제476조(지정변제충당) · 국가법령정보센터 ↗
- 민법 제477조(법정변제충당) · 국가법령정보센터 ↗
- 민법 제479조(비용, 이자, 원본에 대한 변제충당의 순서) · 국가법령정보센터 ↗
- 청구스, 자동화 프로세스 · AI 입금 확인 안내 · 확인일 2026-09-20 ↗
- 청구스, 요금 안내 · 확인일 2026-09-20 ↗
- 민법 제478조(부족변제의 충당) · 국가법령정보센터 ↗
이 글은 일반적인 이해를 돕는 자료입니다. 실제 적용은 거래 내용과 적용 기준에 따라 달라질 수 있습니다.
검토·수정 이력
2026-09-20 · 전문가 검수 확인 후 발행.