거래처원장 합계가 총계정원장 외상매출금과 다르거나 청구 목록 미수와 어긋날 때, 합계→거래처별→외부 확인 3단계로 차이를 찾고 정정 분개하는 법을 가상 사례로 정리했습니다. 청구스 입금 화면으로 대조 시간을 줄이는 법과 맞지 않는 경우도 함께 적었습니다.
- 거래처원장 잔액을 모두 더하면 같은 날짜의 총계정원장 외상매출금 잔액과 같아야 합니다.
- 합계 → 거래처별 → 거래처 확인 순서로 내려가면 차이를 빨리 찾습니다.
- 차이는 대부분 거래처가 빈 전표, 가수금으로 둔 입금, 다른 거래처로 반제한 입금에서 생깁니다.
- 청구스의 입금 내역에서 결제가능 상태만 보면 아직 청구 건과 연결되지 않은 입금을 한 번에 볼 수 있습니다.
이미지 크게 보기 거래처원장, 총계정원장과 무엇이 다른가요?
거래처원장은 거래처 한 곳과 주고받은 매출·입금·잔액을 날짜순으로 모은 장부입니다. 거래원장이라고도 부릅니다.
총계정원장은 계정과목별로 모든 거래를 모은 장부입니다. 외상매출금 계정 한 줄에 모든 거래처의 외상값이 합쳐져 있습니다. 계정 하나만 뽑아 보는 화면을 계정별원장이라고 부릅니다.
그래서 규칙은 하나입니다. 같은 날짜 기준으로 거래처원장 잔액을 모두 더하면 총계정원장 외상매출금 잔액과 같아야 합니다. 다르면 어딘가에 거래처가 빠졌거나 잘못 붙은 전표가 있습니다.
법인은 복식부기로 장부를 써야 하고, 부가가치세 장부에는 공급한 자와 공급받은 자를 적어야 합니다. 거래처별 기록은 선택이 아니라 기본입니다. [근거 2] [근거 3]
이 글의 청구스 설명은 2026년 9월 27일 공식 사용 가이드와 요금 페이지에서 확인한 범위만 적었습니다. 사례의 회사와 숫자는 이해를 위한 가상 사례입니다.
| 장부 | 보여 주는 것 |
|---|---|
| 총계정원장 · 외상매출금 | 모든 거래처 외상값의 합계 |
| 거래처원장 | 거래처 한 곳의 매출 · 입금 · 잔액 |
| 청구 · 입금 목록 | 청구 건별로 받았는지, 얼마 남았는지 |
도해 크게 보기 거래처원장 양식에는 어떤 칸이 있어야 하나요?
엑셀로 만들든 회계 프로그램에서 뽑든, 거래 한 줄마다 아래 여섯 칸이 있으면 나중에 차이를 추적할 수 있습니다.
가장 자주 빠지는 칸은 적요의 청구 번호입니다. 입금이 어느 청구서를 갚은 것인지 적어 두지 않으면 잔액은 맞아도 무엇이 남았는지 모릅니다.
잔액 칸은 부가세를 포함한 금액으로 씁니다. 총계정원장 외상매출금도 부가세 포함 금액으로 쌓이기 때문입니다.
장부와 증거서류는 해당 세금의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존해야 합니다. 전산으로 작성·보존해도 됩니다. [근거 1]
| 칸 | 적는 내용 |
|---|---|
| 일자 | 매출일 또는 입금일 |
| 적요 | 청구 번호 · 품목 · 입금자명 |
| 매출(차변) | 부가세 포함 청구 금액 |
| 입금(대변) | 실제 들어온 금액 |
| 잔액 | 앞 줄 잔액 + 매출 − 입금 |
| 증빙 | 세금계산서 승인번호 등 |
도해 크게 보기 잔액은 왜 어긋나나요?
대부분 금액 계산이 아니라 거래처를 붙이는 단계에서 틀립니다. 합계는 맞는데 거래처별로 틀리거나, 합계부터 틀리거나 둘 중 하나입니다.
첫째, 매출 전표에 거래처를 지정하지 않은 경우입니다. 총계정원장에는 금액이 올라가지만 어느 거래처원장에도 나타나지 않습니다.
둘째, 누가 보냈는지 모르는 입금을 가수금으로 둔 경우입니다. 가수금은 잠시 받아 둔 돈이라는 임시 계정입니다. 결산 때는 내용에 맞는 계정으로 옮겨 표시해야 합니다. [근거 4]
셋째, 입금을 다른 거래처로 반제한 경우입니다. 반제는 입금으로 외상매출금을 지우는 처리입니다. 두 거래처 잔액이 반대 방향으로 같은 금액만큼 틀어집니다.
| 원인 | 나타나는 모습 |
|---|---|
| 매출 전표에 거래처 없음 | 총계정원장 > 거래처원장 합계 |
| 입금을 가수금으로 둠 | 거래처 잔액 > 실제 미수 |
| 다른 거래처로 반제 | 두 거래처가 같은 금액만큼 반대로 틀어짐 |
| 같은 전표 두 번 입력 | 한 거래처 잔액이 청구액보다 큼 |
도해 크게 보기 어떤 순서로 대조하면 빨리 찾나요?
큰 숫자에서 작은 숫자로 내려갑니다. 합계끼리 먼저 맞추고, 그다음 거래처별로, 마지막에 거래처 쪽 기록과 맞춥니다.
1단계는 총계정원장 외상매출금 잔액과 거래처원장 잔액 합계를 같은 날짜로 비교하는 일입니다. 차이가 나면 거래처가 빈 전표부터 찾습니다.
2단계는 거래처별 잔액을 청구·입금 목록의 미수 금액과 비교하는 일입니다. 차이가 나는 거래처만 월중 입금을 한 줄씩 봅니다.
3단계는 금액이 크거나 오래된 잔액을 거래처에 확인하는 일입니다. 우리 장부가 맞아도 거래처 장부가 다를 수 있기 때문입니다.
| 단계 | 무엇과 무엇을 비교하나 |
|---|---|
| 1 · 합계 | 총계정원장 잔액 vs 거래처원장 합계 |
| 2 · 거래처별 | 거래처원장 잔액 vs 청구 목록 미수 |
| 3 · 외부 확인 | 우리 잔액 vs 거래처가 아는 잔액 |
도해 크게 보기 가상 사례로 차이 330만원을 찾아봅시다
이해를 위한 가상 사례입니다. 한장상사의 9월 30일 총계정원장 외상매출금 잔액은 15,400,000원입니다. 금액은 모두 부가세 포함입니다.
거래처원장을 더하면 A사 5,500,000원, B사 6,600,000원, C사 2,200,000원으로 14,300,000원입니다. 1단계에서 1,100,000원이 빕니다.
거래처가 빈 매출 전표를 찾아보니 9월 25일 D사 매출 1,100,000원이 있었습니다. D사를 지정하자 합계가 15,400,000원으로 맞았습니다.
2단계에서 청구 목록의 미수는 A사 3,300,000원이었습니다. 거래처원장보다 2,200,000원 적습니다. 9월 28일 대표 개인 이름으로 들어온 2,200,000원이 가수금으로 남아 있었습니다.
확인해 보니 A사 대금이었습니다. 정정 뒤 외상매출금 잔액은 13,200,000원이고, 거래처원장 합계와 청구 목록 미수도 모두 13,200,000원입니다.
| 가상 사례 · 거래처 | 정정 전 원장 → 정정 후 |
|---|---|
| A사 | 5,500,000 → 3,300,000원 |
| B사 | 6,600,000 → 6,600,000원 |
| C사 | 2,200,000 → 2,200,000원 |
| D사 | 없음 → 1,100,000원 |
| 합계 · 총계정원장 | 15,400,000 → 13,200,000원 |
도해 크게 보기 찾은 차이는 어떤 분개로 고치나요?
원인마다 다릅니다. 거래처만 틀린 경우에는 금액 분개를 새로 하지 않고 원래 전표의 거래처를 고칩니다.
가수금으로 둔 입금은 대체 분개를 합니다. 앞 사례라면 차변 가수금 2,200,000원, 대변 외상매출금(A사) 2,200,000원입니다. [근거 4]
다른 거래처로 반제했다면 잘못 줄인 거래처의 외상매출금을 되살리고, 맞는 거래처의 외상매출금을 줄입니다. 차변 외상매출금(잘못된 거래처), 대변 외상매출금(맞는 거래처)입니다.
마감이 끝난 달의 전표를 지우고 새로 쓰기보다 정정 전표를 남기세요. 언제 무엇을 왜 고쳤는지가 장부에 남아야 나중에 설명할 수 있습니다. [근거 1]
| 원인 | 고치는 방법 |
|---|---|
| 거래처 누락 · 오지정 | 원 전표의 거래처 수정 |
| 가수금 입금 | 차) 가수금 / 대) 외상매출금(해당 거래처) |
| 다른 거래처로 반제 | 차) 외상매출금(잘못) / 대) 외상매출금(맞음) |
| 중복 입력 | 중복 전표를 반대 분개로 취소 |
도해 크게 보기 2단계의 청구·입금 목록은 어디에서 뽑나요?
2단계가 가장 오래 걸립니다. 통장 내역과 청구 엑셀을 번갈아 보며 어느 입금이 어느 청구 건인지 맞춰야 하기 때문입니다.
청구스는 청구서 발행·입금 확인·연체 알림·회수를 한 흐름으로 관리하는 B2B 매출채권·미수금 관리 SaaS입니다. 은행 계좌를 연동하면 입금 내역을 1시간마다 불러오고, 필요하면 실시간 조회를 누를 수 있습니다. [근거 8] [근거 5]
입금 내역은 두 상태로 나뉩니다. 결제완료는 청구 건과 연결이 끝난 입금이고, 결제가능은 아직 청구 건과 완전히 연결되지 않은 입금입니다. [근거 5]
월말에 결제가능 입금만 걸러 보면, 장부에서 가수금으로 남았을 후보가 한 화면에 모입니다. 앞 사례의 대표 개인 이름 입금이 바로 여기에 남는 유형입니다.
입금자명이 고객명과 비슷하고, 금액이 정확히 같고, 청구일 이후에 들어오면 자동으로 청구서에 연결됩니다. 이름이 너무 다르거나 금액이 나뉘면 사람이 입금 내역 화면에서 청구 건을 골라 연결합니다. [근거 7]
청구서마다 결제일·결제방식·결제액이 결제내역에 남고, 일부 결제도 기록됩니다. 결제내역은 추가와 삭제만 되고 수정은 되지 않습니다. 거래처원장 입금 줄의 근거로 이 내역을 함께 보관하면 됩니다. [근거 6]
| 청구스 화면 · 상태 | 거래처원장 대조에 쓰는 법 |
|---|---|
| 입금 내역 · 결제완료 | 청구 건과 연결 끝 · 반제 근거 |
| 입금 내역 · 결제가능 | 아직 연결 안 됨 · 가수금 후보 |
| 청구서 · 결제내역 | 결제일 · 방식 · 금액 · 일부 결제 |
| 입금 감지 적요 | 다른 이름 입금도 다음부터 자동 연결 |
도해 크게 보기 누구에게 맞고, 누구에게는 맞지 않나요?
거래처가 수십 곳이고 매달 청구가 여러 건이면, 2단계 대조를 사람이 통장으로 하는 시간이 큽니다. 이런 회사는 청구와 입금을 한곳에서 맞추는 도구를 검토할 만합니다.
늘 다른 이름으로 돈을 보내는 거래처가 있다면 그 이름을 입금 감지 적요로 등록해 두세요. 다음 입금부터 자동 연결 대상이 됩니다. [근거 7]
반대로 거래처가 몇 곳이고 한 달 청구가 몇 건이라면 엑셀 거래처원장으로 충분합니다. 청구스 유료 요금은 사업자당 구독료로, 연 결제 월 환산 베이직 30,000원(연 240건)과 프로 95,000원(연 1,200건)이며 부가세 별도입니다. [근거 9]
청구스 화면은 청구·입금의 사실을 맞춰 줍니다. 회계 프로그램의 전표와 거래처원장을 어떤 방식으로 이어 쓸지는 도입 전에 담당자와 확인하세요.
| 조건 | 판단 |
|---|---|
| 거래처 많고 월 청구 여러 건 | 청구 · 입금 대조 도구 검토 |
| 다른 이름 입금 · 가수금이 자주 남음 | 입금 대조 자동화 효과 큼 |
| 거래처 몇 곳 · 월 몇 건 | 엑셀 거래처원장 유지 |
| 전표 · 원장 작성 | 회계 프로그램에서 계속 관리 |
자주 묻는 질문
거래처원장 잔액이 마이너스면 무엇인가요? 받을 돈보다 더 받았다는 뜻입니다. 선수금으로 받은 돈을 외상매출금에 반제했거나 다른 거래처 입금이 섞였는지 확인하세요.
가수금을 결산까지 그대로 둬도 되나요? 결산 전에는 원인을 찾아 내용에 맞는 계정으로 옮겨야 합니다. 가수금은 재무상태표에 그 이름 그대로 두지 않고 적절한 항목으로 표시합니다. [근거 4]
거래처원장을 거래처에 보내도 되나요? 보내도 됩니다. 다만 다른 거래처 정보가 섞이지 않게 해당 거래처 줄만 뽑고, 기준일을 적어 보내세요.
엑셀 거래처원장은 얼마나 보관하나요? 장부는 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존합니다. 전산 파일로 보관해도 됩니다. [근거 1]
확인한 근거
- 국세기본법 제85조의3(장부 등의 비치와 보존) · 시행 2026. 8. 11. ↗
- 법인세법 제112조(장부의 비치·기장) · 시행 2026. 1. 1. ↗
- 부가가치세법 시행령 제117조(장부의 작성·보관) ↗
- 중소기업회계기준 고시 제6조 제8항(가지급금·가수금의 표시) ↗
- 청구스 공식 사용 가이드 — 입금 내역을 확인하고 청구서와 맞추는 방법 (2026-09-27 확인) ↗
- 청구스 공식 사용 가이드 — 입금을 수동으로 처리하는 방법 (2026-09-27 확인) ↗
- 청구스 공식 사용 가이드 — AI 자동 입금 감지는 어떻게 동작하나요? (2026-09-27 확인) ↗
- 청구스 공식 사용 가이드 — 은행 계좌를 연결해 입금을 자동 확인하는 방법 (2026-09-27 확인) ↗
- 청구스 요금 안내 (2026-09-27 확인) ↗
이 글은 일반적인 이해를 돕는 자료입니다. 실제 적용은 거래 내용과 적용 기준에 따라 달라질 수 있습니다.
검토·수정 이력
2026-09-27 · 전문가 검수 확인 후 발행.